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Cómo simplificar la administración
de personal en temporada alta 

Preguntas y respuestas 

P: ¿Cómo se superpone esta plataforma a las plataformas de HCM existentes? 

R: Las plataformas de HCM son por lo general muy básicas en cuanto a gestión de personal. Como es lógico, se centran en temas complejos de RRHH. Algunos tienen la función de control de horas trabajadas, pero no son suficientes para satisfacer las necesidades operativas. Partiendo de esta afirmación, la plataforma de UKG complementa más que se superpone a HCM. Gracias a que UKG ha incorporado de forma única algunas funciones de gestión de RRHH para responder a escenarios operativos concretos, las interacciones con las plataformas de HCM son más fluidas. 

P: ¿Se puede usar la parte de administración de documentos de la plataforma para documentos que no están relacionados con el personal? ¿Se podría utilizar la plataforma para otros documentos? 

R: Sin duda, la función de administración de documentos se puede utilizar dentro de HR Service Delivery para documentos no relacionados con la gestión de personal. Hay dos componentes: por un lado, un componente que se llama People Assist, en el que RRHH ayuda a los empleados y que contiene una parte de gestión de documentos. Por otro lado, hay un módulo separado dentro de UKG HR Service Delivery que se centra en la gestión de documentos. No solo en lo que se refiere al archivo, sino que también tiene herramientas muy potentes de generación de documentos (políticas de retención, etc.), capacidades de publicación masiva, procesos de firma electrónica e incluso un portal digital privado para empleados donde se pueden enviar documentos cumpliendo con la legislación vigente. La plataforma permite, por ejemplo, responder a una auditoría de recursos humanos con unos pocos clics. 

P: ¿Cuáles son las capacidades de análisis de la información de los empleados dentro de las plataformas de Dimensions y HR Service Delivery? 

R: Ambas plataformas, tanto Dimensions como HR Service Delivery, ofrecen herramientas integradas de análisis estándar. Dimensions ha logrado un gran progreso en sus últimas versiones al incluir una amplia gama de indicadores estándar de rendimiento (KPI). Esto significa que usted puede crear sus propios dashboards y generar informes basados ​​en métricas y KPI específicos sin incurrir en costos adicionales. 

Del mismo modo, HR Service Delivery también proporciona herramientas integradas de análisis. Un escenario común implicaría verificar la cantidad de solicitudes de empleados recibidas en el último mes y cuántas de ellas se resolvieron con éxito. Esta información permite aumentar el nivel de satisfacción de los empleados y ajustar los procesos de recursos humanos de ser necesario. Además, se puede realizar un seguimiento del rendimiento de RRHH en comparación con estos KPI y acuerdos de nivel de servicio (SLA) para garantizar la responsabilidad dentro de sus equipos. 

P: ¿Es difícil crear dashboards? 

R: Es muy fácil. La plataforma de UKG ofrece herramientas de integradas de análisis y brinda posibilidades infinitas de generación de informes. En Dimensions se pueden crear vistas de datos (dataviews) fácilmente. Estos dataviews pueden ser configurados por consultores o incluso por alguien dentro de su organización en cuanto se formen en el proceso, ya que no es necesario tener ningún conocimiento de informática o programación para crearlos. 

P: ¿Se puede usar para algún otro proceso más allá del onboarding, como para los procesos de formación, para solicitudes de tiempo libre específicas o para cualquier solicitud que pueda requerir documentos de los empleados? 

R: Gracias a la integración de HR Service Delivery (HRSD) y Dimensions, es posible implementar procesos adicionales. Por ejemplo, un avance reciente es la funcionalidad de carga de documentos cuando los empleados solicitan tiempo libre dentro de Dimensions. Al implementar HRSD, los empleados ahora pueden colaborar tanto en documentos relacionados como no relacionados con la gestión de personal. 

Por ejemplo, si un empleado va a someterse a una cirugía y estará fuera durante dos semanas, el proceso puede construirse dentro de Dimensions y HRSD para pedirle al empleado que suba un documento que explique el motivo de su ausencia. Este documento se almacenará en la sección de gestión de documentos de HR Service Delivery. Además, también es posible planificar un recordatorio para la fecha de regreso del empleado en caso de que necesite proporcionar documentos adicionales. 

Por lo tanto, es posible crear y personalizar cualquier proceso que sea necesario dentro de la plataforma, ya sean procesos de formación, solicitudes específicas de tiempo libre o solicitudes que requieran documentos de los empleados. 

P: Si un gerente quiere que un empleado envíe un documento específico que no forma parte del proceso de onboarding, ¿cómo se lo solicitaría? 

R: Dentro de la plataforma existe una función que permite a los gerentes solicitar documentos específicos de los empleados, incluso si no están relacionados con el proceso de onboarding. En la página de inicio del empleado hay un mosaico o tile de documentos que incluye la función "cargar documento". Por medio de este mosaico, los gerentes pueden solicitar un documento especifico y los empleados lo pueden cargar en el mismo. Por ejemplo, Maggie es nueva en la empresa y su gerente, Ken, quiere que suba un documento específico. Maggie puede hacerlo fácilmente haciendo clic en la opción "cargar documento". 

Una vez que Maggie ha cargado el documento, su gerente Ken, o cualquier otra persona autorizada, puede iniciar sesión y acceder al él. El gerente puede solicitar el documento dentro de Dimensions seleccionando el empleado, haciendo clic en "solicitar" y luego dirigiéndose al portal HRSD para solicitar que suba el documento. En resumen, el gerente puede solicitar cualquier documento del empleado utilizando la función de carga de documentos dentro de la plataforma. 

 P: ¿En qué entorno Cloud se encuentra esta plataforma? 

R: La plataforma se encuentra en el entorno de Google Cloud, con servidores tanto en Europa como en América del Norte.